Certificado digital, la firma ágil de valor legal

La economía en los procesos de comunicación se vuelve imprescindible en la adaptación al nuevo escenario tecnológico, y la mensajería digital se presenta como la vía para agilizar las gestiones del día a día y ahorrar recursos.

El envío de burofaxes, cartas certificadas o la firma manuscrita comienzan a formar parte del pasado. El envío físico de documentos ha sido, hasta ahora, el actor por excelencia en los procesos de comunicación, pero la era tecnológica ha traído otras vías que están ganando la batalla en cuanto a ahorro y eficiencia. La mensajería y certificación digital es ya una realidad que permite, entre otras cosas, obtener garantías jurídicas sobre la recepción de envíos o formalizar contratos telemáticamente, a través de grabaciones de voz, SMS o emails. Una serie de posibilidades que agilizan las gestiones del día a día, pudiendo realizarlas sin tener que salir de la oficina

La jornada Mensajería digital: Una nueva forma de comunicación, organizada por EXPANSIÓN y Ontime Logística Integral, dio a conocer todas las opciones que ofrece esta nueva vía, cada vez más atractiva para medianas y pequeñas empresas. El ahorro que puede ofrecer este servicio es de hasta un 50%, como apuntó Carlos Moreno de Viana-Cárdenas, director general de Ontime. Esta compañía de mensajería, nacida hace 25 años, ofrece servicios digitales de certificación de envíos y firmas certificadas. Según Moreno, se distingue por "tener todo el proceso logístico en la mano", acompañando al cliente en todos los pasos, desde la trazabilidad del contrato, la logística documental -su archivo y digitalización-, el envío y su verificación y, en último caso, la asistencia judicial para demostrar la autenticidad del certificado. Así, ofrecen el homólogo al burofax tradicional, con validez legal, o el envío de emails certificados, que registran la recepción de un documento y su lectura a través de sellos de tiempo, también reconocidos desde el punto de vista jurídico.

REVOLUCIÓN LEGAL
La mensajería digital ha supuesto una "gran revolución" en el sector legal, como destacó Alfonso García Oliva, director de Servicios Generales de Cuatrecasas Gonçalves Pereira. En este ámbito, la agilidad de las comunicaciones adquieren un papel fundamental, y los plazos y las urgencias representan la espada de Damocles. "Hemos hecho una transición hacia un proceso de certificación digital", apuntó: "Las empresas líderes de mensajería hablaban de un 95% de garantía de entrega; eso significa que en uno de cada veinte envíos, íbamos a tener un conflicto".

Esta evolución se deja ver en cifras: en 2000, este despacho de abogados realizaba 180.000 envíos postales a domicilio; un número que quedó en 39.000 en 2015, reduciéndose un 80% el número de envíos tradicionales. García Oliva detalló algunas de las ventajas que han encontrado en este servicio: "Hemos evidenciado que a nivel de seguridad tenemos garantía. Y por lo que se refiere a la eficiencia, permite notificar en cualquier momento, las 24 horas los siete días". El servicio digital brinda la opción de realizar envíos multitudinarios de burofax y, a nivel económico, se posiciona como una opción para conseguir "costes reducidos y liberación de recursos".

Este caso se convierte en el paradigma de transformación digital en la empresa. El director del Centro de Innovación de Despachos Profesionales, José Pedro Martín Escolar, resaltó que "en un periodo de cinco años desaparecerá un tercio de los 3.500 despachos profesionales existentes, porque no sabrán adaptarse". La falta de eficiencia de los métodos tradicionales es, para Martín Escolar, una de las principales razones por la que apostar por la vía digital: "Mandar un burofax, ir a Correos, más el tiempo, el kilometraje, el párking...Todo eso se puede hacer ahora en cinco minutos. Además del ahorro está el coste oportunidad: en todo ese tiempo se pueden hacer otras cosas". La facilidad de llevar a cabo estas gestiones es otro de los puntos fuertes para Martín Escolar, que destacó que "la magia de la innovación está en la sencillez".

La batalla por conseguir la validez jurídica de estos métodos tuvo su gran hito en abril de 2013, cuando el Tribunal Supremo avaló las notificaciones electrónicas como medios de prueba fehacientes. La sentencia versaba sobre la plataforma tecnológica de certificación Evicertia (Evidencias Certificadas S.L.) Su director general, Jacobo Van Leeuwen, aseguró que con este método se puede "conseguir una mayor garantía probatoria que con el burofax", al poder recabar, a través de un email o un teléfono móvil, mucha más información que en un envío postal. Se demuestra el tiempo de lectura, la hora real, la IP del destinatario y el receptor o la posición geográfica.

La plataforma Evicertia asume el papel de tercero de confianza entre los interlocutores, garantizando la seguridad jurídica y evitando que sea una de las partes la que imponga sus condiciones. En este caso, ejemplificó en el ámbito de la banca online, donde es más seguro acceder a través de un pin generado aleatoriamente y enviado al móvil, antes que el uso de una tarjeta de coordenadas emitida por el banco, una de las partes implicadas.